WEB制作中に何らかのミスが発生すれば、必ずその都度関係者会議を開くようにします。中でも、そのミスについて事情を知っている人、解決策に詳しい人は、必ず招集します。会議には目的がありますが、その目的からシナリオを作成する必要があります。但しシナリオだけでは一目で把握するのが困難ですから、アジェンダも同時に作成します。アジェンダの形にすると便利なのは、時間の割り振りが容易になるからです。大手の会社であればアジェンダ用のテンプレートが用意されているでしょうから、そちらを利用します。社によってツールは異なりますが、メールやパワーポイントであれば問題ないでしょう。アジェンダは形にするだけではなく、中身も整えなければなりません。整理する時に気を付けるのは、優先順位です。会議終了時には結論が出ていなければならない議題を最優先事項とし、残りも出来る限り順位付けします。初心者の方は最優先事項と聞いても具体例が思いつかないかもしれませんが、簡単に言えばクライアントが関係している議題です。クライアントが出席するような会議では、会議を通じて彼らに満足してもらうことが第一です。例えばトップページを見せるなどして、担当者に気に入ってもらうことは欠かせません。そのためにも、担当者からクライアントとしての要望をきちんと聞き出しておくことでしょう。会議までの間に、その要望に応えるための準備が求められます。WEB制作を進める上でよく出されるアジェンダとしては、「商品紹介ページに関する発注内容の再確認」「詳細ページの構成」「クライアント、外注先、システム会社との意見交換」等が挙げられます。これらを見易い資料に纏めた上で、事前に参加予定のメンバーに配布すれば、事前準備としては合格でしょう。