中堅以上のWEB制作会社であれば、打ち合わせを何度も行うのは当然です。例えば本会を開くだけでなく、そのためのリハーサルまで行う会社も存在します。もちろんリハーサルの段階で実質的な議論に突入することはなく、あくまでも雰囲気を良くするために設けられます。「雰囲気を良くする」とは、具体的には制作会社、システム会社、クライアントが鼎談することで、信頼関係を築くことを指します。クライアントに何らかの不満がある場合はそれを正直にクレームしてもらえば、論点をより絞ることが可能です。

最近はこうしたリハーサルを行う会社が増えていることから、テレビ会議に対する需要が増えているそうです。さて、打ち合わせに実際に突入すると、チェックインと呼ばれる工程が待ち構えています。チェックインとはアイスブレイクの一種で、参加者全員が自己紹介も兼ねて、何らかの提言を行うことです。議題に関わるような突っ込んだ内容でなくても構いません。世間話の延長と考えれば結構です。チェックインは打ち解けることを目的とした工程ですから、司会もそれほど厳格にマイクを回す必要はありません。但し参加者があまりにも的外れで、他人が聞くと不快になる話が展開された時は、すかさずマネージすることが大切です。打ち合わせが終われば、その内容を議事録に残しておきます。

それから間を置かず、次回の会議について周知するようにします。可能であれば周知は会議中に行えば効率的に進められますが、難しい場合は直後のタイミングで連絡することを心掛けます。その際、目的の設定、参加をお願いするメンバー、開催時期等を明確化するのは変わりません。